Mundo-Lab zoekt Verantwoordelijke Onthaal/Administratie/Logistiek

Mundo-b (binnenkort Mundo Matongé) is een eco-ontworpen en duurzaam beheerd kantoor- en vergadercentrum gewijd aan vzw’s, NGO's en sociale ondernemingen. Je vindt Mundo-b in het hart van de Matongé-wijk in Brussel. Het gebouw biedt professionele privékantoren, coworking, vergaderzalen en diverse diensten die het dagelijks werk van de huurders-organisaties vergemakkelijken. Het centrum wordt beheerd door Mundo-Lab SA.

Mundo-Lab ontwikkelt en beheert duurzame en circulaire kantoren- en vergadercentra voor vzw’s, NGO’s en sociale ondernemingen. De Mundo-centra verzamelen meer dan 200 geëngageerde organisaties die hun werkplek delen, zodat ze elkaar kunnen vinden om samen te werken aan maatschappelijke verandering en een beter leefmilieu.

De functie

De verantwoordelijke Onthaal/Administratie/Logistiek is het eerste aanspreekpunt voor huurders en bezoekers van het centrum. Zijn/haar functie is bij de receptie waar hij/zij uiteenlopende taken beheert.

De verantwoordelijke communiceert met het managementteam van het centrum en de huurders, en behandelt hun vragen. Onder toezicht van de “soft services” manager neemt hij/zij zelfstandig opdrachten op, samen met de andere parttime receptioniste.

Zijn/haar taken zijn de volgende:

• Onthaal van de bezoekers, welkom heten en wegwijs maken
• Beheer van de post (in en uit) en de leveringen
• Communicatie en administratie
  • Contacten met en dienstmededelingen voor de huurders-organisaties 
  • E-mails en oproepen beantwoorden
  • Updaten van het intranet
• Vergaderzalen
  • Overzicht over de reserveringen van de zalen
  • Steun aan de gebruikers (audiovisueel materiaal, netheid, reserveren en annuleren)
  • Controleren van de netheid en de werking van het materiaal
• Beheer van de toegankelijkheid van het gebouw
  • Sleutels, badges, alarm, opening, sluiting
• Beheer van de vragen van de huurders
  • Antwoord op de vragen naar informatie
  • Dispatching van verzoeken op basis van de graad van dringendheid en de bevoegdheden van het team via ticketing
• Logistiek:
  • Beheer van de poetsplanning
  • Bestellen van schoonmaakproducten, opvolgen van de voorraad
  • Beheer van de databases (huurders en het materiaal)
• Community: deelnemen aan de organisatie van evenementen voor huurders, tentoonstellingen, feestelijke momenten..

Profiel

Opleiding en ervaring

• Minstens een diploma secundair onderwijs, idealiter in een richting administratie of secretariaat
• Minstens 3 jaar recente en geslaagde ervaring in een gelijkaardige functie

Competenties en persoonlijke kenmerken

• Frans, Engels, Nederlands : werktalen (goede schriftelijke en mondelinge communicatie). Dit is een essentiële voorwaarde bij deze rekrutering
• Je hebt een goede kennis van de Office suite: Word, Outlook, Excel
• Je hebt ervaring met onthaalwerk en klantencontacten
• Je kan goed organiseren, je eigen tijd beheren en prioriteiten stellen
• Je bent zelfstandig en neemt initiatief
• Je bent geïnteresseerd in maatschappelijke thema’s, klimaat en milieu

Details van het contract

• Werkplek: Brussel, Naamsepoort
• Vervangingscontract van 6 maanden. Deeltijds uurrooster: maandagvoormiddag, donderdag, vrijdag.
• Salaris : op basis van PC329, niveau 3, rekening houdend met relevante ervaring.
• Maaltijdcheques

Solliciteer nu !

Stuur je motivatiebrief en CV zo snel mogelijk naar soft services manager Marie Laure (marielaure@mundo-lab.org) met in het onderwerp: Kandidatuur verantwoordelijke Onthaal/Administratie/Logistiek + uw naam